Jak bezpečně začernit osobní údaje v PDF

Největší chyba: zakrytí místo odstranění

Nejčastějším postupem je nakreslit přes text černý obdélník nebo ho přemalovat v grafickém programu. Pokud je obdélník jen další vrstvou na stránce, text pod ním v souboru dál existuje. Stačí ho označit a zkopírovat a často ho najde i vyhledávání ve čtečce PDF. Jsou známé případy zveřejněných dokumentů, ze kterých někdo černé rámečky prostě odstranil a „začerněný“ obsah si přečetl. Skutečné začernění musí údaje ze souboru trvale odstranit.

Jak to dělá PDFowo

Nástroj „Začernit“ v editoru označí oblast, která má zmizet. Při ukládání se stránky se začerněním převedou na obrázky, takže text skrytý pod černým rámečkem v souboru už neexistuje. Cena tohoto přístupu je jasná: taková stránka už nemá textovou vrstvu, takže text na ní nejde označit ani vyhledat. U dokumentu, který někomu posíláte ke čtení, je to obvykle dobrý kompromis. Ostatní stránky bez začernění zůstanou beze změny.

Prohledání celého dokumentu

V dlouhém dokumentu snadno přehlédnete jeden výskyt rodného čísla. V editoru použijte hledání (Ctrl+F) a panel možností „⋯“: najdete tam vzory údajů, které program rozpozná v celém souboru – rodná čísla, IČO a DIČ, čísla bankovních účtů (i IBAN CZ), e-mailové adresy, telefonní čísla a čísla platebních karet. U čísel s kontrolní číslicí ji vzory ověřují (rodné číslo musí být dělitelné 11 a obsahovat platné datum), takže náhodné řady číslic se za osobní údaje nepovažují. Všechny nalezené výskyty můžete začernit i jedním kliknutím.

Kontrolní seznam před odesláním dokumentu

1. Označte, co má zmizet. Nejen čísla: jména, adresy, podpisy, registrační značky, čísla smluv.
2. Začerněte a soubor uložte. Použijte skutečné začernění, ne nakreslené obdélníky.
3. Zkontrolujte výsledek. Otevřete uložený soubor, zkuste označit text v místě začernění a použijte hledání. Nic by se nemělo najít.
4. Myslete na vlastnosti dokumentu. Autor a název v metadatech mohou údaje prozradit. Při ukládání se začerněním je PDFowo automaticky odstraní spolu se značkami přístupnosti a poli formuláře ze začerněných stránek a začerněný text nahradí znaky █ i v záložkách a poznámkách.
5. Originál si ponechte zvlášť. Začernění je nevratné, proto si originál uložte na bezpečné místo.

Proč na tom záleží podle GDPR

Pokud sdílíte dokument s osobními údaji, měli byste ho omezit na to, co je opravdu potřeba (zásada minimalizace údajů). Nechtěné prozrazení skrytých údajů může být porušením zabezpečení osobních údajů. Nejde o právní radu, ale o praktické pravidlo: čím méně údajů v souboru, tím menší riziko. Protože PDFowo zpracovává soubory lokálně v prohlížeči, samotné dokumenty se při začerňování nenahrávají na server.

Příklad: smlouva předávaná účetní

Posíláte kopii smlouvy účetní a nechcete prozradit číslo účtu a rodné číslo druhé strany. Otevřete soubor v editoru, spusťte hledání (Ctrl+F) a zvolte příslušný vzor, např. čísla účtů. Program zvýrazní každý výskyt v celém dokumentu, takže ho nemusíte procházet stránku po stránce. Začerněte je (ručně nástrojem „Začernit“, nebo všechny najednou jedním kliknutím), soubor uložte a výsledek zkontrolujte: zkuste označit text v začerněných místech a vyhledat číslo ve čtečce PDF. Pokud se nic nenajde, soubor můžete bezpečně odeslat.

Časté dotazy

Dá se začernění po uložení vrátit?

Ne. Údaje se z uloženého souboru trvale odstraní, proto si originál ponechte zvlášť.

Proč nejde na stránce se začerněním označit text?

Taková stránka se ukládá jako obrázek, aby skrytý text opravdu zmizel. Ostatní stránky bez začernění si textovou vrstvu ponechají.

Najde hledání podle vzorů všechny osobní údaje?

Ne, je to pomůcka, ne záruka. Vzory rozpoznají typické formáty (e-mail, telefon, karta, rodné číslo, IČO, DIČ a čísla účtů), ale údaje zapsané neobvykle nebo ve skenu musíte zkontrolovat sami. U skenu nejdřív použijte OCR.

Můžu začernit část skenu?

Ano. Začernění funguje na oblast stránky, takže může zakrýt text i obrázky, např. podpis nebo fotku.