Jak převést polskou fakturu KSeF (XML) do PDF a přečíst ji

Co je strukturovaná faktura

Faktura vystavená v polském Národním systému e-faktur (KSeF) není grafický dokument, ale soubor XML podle schématu, které zveřejňuje polské ministerstvo financí (aktuálně FA(3), dříve FA(2) a FA(1)). Obsahuje přesně stejné údaje jako klasická faktura – prodávajícího a kupujícího, položky, sazby DPH, částky a data – ale uložené v podobě, kterou účetní programy snadno zpracují. Po přijetí faktury jí systém přidělí jedinečné číslo KSeF.

Otevřený v prohlížeči nebo textovém editoru vypadá soubor XML jako řada značek. Abyste ho mohli přečíst, vytisknout nebo poslat někomu, kdo KSeF nepoužívá, potřebujete vizualizaci, tedy čitelnou verzi dokumentu, obvykle PDF.

Jak převést XML do PDF v PDFowo

1. Otevřete nástroj KSeF XML do PDF a přetáhněte do něj soubor XML faktury.
2. Zkontrolujte údaje, které program načetl: typ faktury (např. FA(3)), číslo, polské DIČ (NIP) prodávajícího a datum vystavení.
3. Pokud znáte číslo KSeF, napište ho. Pokud je v názvu staženého souboru, doplníme ho automaticky.
4. Klikněte na „Stáhnout PDF“.

Vizualizaci vytváří oficiální knihovna polského ministerstva financí, stejná jako v aplikaci KSeF pro poplatníky, takže rozvržení dokumentu odpovídá systému ministerstva. Vše běží ve vašem prohlížeči: údaje obchodních partnerů a částky se neodesílají na žádný server.

Číslo KSeF a QR kód

Číslo KSeF se skládá z polského DIČ vystavitele, data, řetězce znaků a kontrolního součtu, například 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Najdete ho v aplikaci KSeF pro poplatníky, v programu, kterým se faktury vystavují, a často i v názvu souboru staženého ze systému.

Po zadání čísla se na vizualizaci objeví ověřovací QR kód s číslem KSeF pod ním. Kód vede na stránku ministerstva, kde si kdokoli ověří, zda faktura v systému existuje. Adresu kódu sestavujeme podle dokumentace KSeF: obsahuje DIČ prodávajícího, datum vystavení a otisk souboru (SHA-256). Proto kód funguje jen pro původní soubor XML stažený z KSeF. Jakákoli změna souboru, i jediná mezera, otisk změní.

Co je originál faktury

To je důležité: u faktur vystavených v KSeF je originálem soubor XML uložený v systému. PDF je jen pomocná vizualizace, praktická pro čtení, tisk nebo předání lidem mimo KSeF. Vizualizace by proto měla věrně odpovídat údajům v XML a v případě pochybností platí obsah systému. Archivujte proto vždy i samotný soubor XML, nejen PDF.

Česká e-faktura je jiný formát

V Česku se elektronické faktury nejčastěji posílají ve formátu ISDOC nebo jako PDF a povinný centrální systém typu KSeF tu zatím není. Tento nástroj je proto určený hlavně pro české firmy a účetní, kteří dostávají faktury od polských dodavatelů.

Příklad: faktura od polského dodavatele

Polský dodavatel vám vystavil fakturu v KSeF a poslal vám soubor XML, protože účetní ho chce e-mailem a šéf vytištěný. Přetáhněte soubor do nástroje, zkontrolujte, že se správně načetlo číslo faktury a DIČ prodávajícího, a stáhněte PDF. Pokud bylo v názvu souboru číslo KSeF, má vizualizace QR kód rovnou. Účetní dostane čitelný dokument a původní XML zůstane v KSeF i ve vašem archivu.

Pokud zpracováváte desítky faktur měsíčně, můžete přetáhnout mnoho souborů XML najednou a všechny vizualizace stáhnout v jednom souboru ZIP.

Časté dotazy

Je PDF z PDFowo platnou fakturou?

Originálem faktury vystavené v KSeF je soubor XML v systému. PDF je pomocná vizualizace, praktická pro čtení a odeslání. Soubor XML si vždy ponechte také.

Kde získám číslo KSeF?

Od dodavatele, z aplikace KSeF pro poplatníky, z fakturačního programu nebo z názvu souboru staženého ze systému. Pokud je číslo v názvu souboru, PDFowo ho doplní samo.

Proč QR kód nefunguje?

Kód ověřuje původní soubor uložený v KSeF. Pokud byl soubor XML změněn (třeba jen přeformátován) nebo faktura do systému ještě nedorazila, ověření selže.

Funguje nástroj i pro české faktury ISDOC?

Ne. Nástroj čte jen polské e-faktury KSeF (FA(1)–FA(3), PEF) a potvrzení UPO.