Cómo convertir una factura polaca KSeF (XML) a PDF y leerla

Qué es una factura estructurada

Una factura emitida en el Sistema Nacional de Facturación Electrónica de Polonia (KSeF) no es un documento gráfico, sino un archivo XML que sigue un esquema publicado por el Ministerio de Hacienda polaco (actualmente FA(3), antes FA(2) y FA(1)). Contiene exactamente los mismos datos que una factura tradicional –vendedor y comprador, conceptos, tipos de IVA, importes y plazos–, pero guardados de forma que los programas de contabilidad los procesan fácilmente. Cuando el sistema acepta la factura, le asigna un número KSeF único.

Abierto en el navegador o en un editor de texto, el XML parece una sucesión de etiquetas. Para leerlo, imprimirlo o enviarlo a alguien que no usa KSeF hace falta una visualización, es decir, una versión legible del documento, normalmente un PDF.

Cómo convertir el XML a PDF en PDFowo

1. Abre la herramienta «Factura KSeF de XML a PDF» y suelta el archivo XML de la factura.
2. Comprueba los datos que ha leído el programa: el tipo de factura (p. ej. FA(3)), el número, el NIP (número fiscal polaco) del vendedor y la fecha de emisión.
3. Si conoces el número KSeF, escríbelo. Si está en el nombre del archivo descargado, lo rellenamos automáticamente.
4. Haz clic en «Descargar PDF».

La visualización la crea la biblioteca oficial publicada por el Ministerio de Hacienda polaco, la misma que usa la Aplicación del Contribuyente de KSeF, así que el diseño del documento coincide con el del sistema del Ministerio. Todo funciona en tu navegador: los datos de clientes y proveedores y los importes no se envían a ningún servidor.

El número KSeF y el código QR

Un número KSeF se compone del NIP del emisor, una fecha, una cadena de caracteres y una suma de control, por ejemplo 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Lo encontrarás en la Aplicación del Contribuyente de KSeF, en el programa con el que emites facturas y, a menudo, en el nombre del archivo descargado del sistema.

Al introducir el número, en la visualización aparece un código QR de verificación con el número KSeF debajo. El código lleva a la web del Ministerio, donde cualquiera puede comprobar si la factura existe en el sistema. Creamos la dirección del código según la documentación de KSeF: incluye el NIP del vendedor, la fecha de emisión y un hash del archivo (SHA-256). Por eso el código solo funciona con el XML original descargado de KSeF. Cualquier cambio en el archivo, aunque sea un espacio, cambia el hash.

Qué se considera el original de la factura

Esto es importante: en las facturas emitidas en KSeF, el original es el archivo XML guardado en el sistema. El PDF es solo una visualización auxiliar, cómoda para leer, imprimir o enviar a personas ajenas a KSeF. Por eso la visualización debe reflejar fielmente los datos del XML y, en caso de duda, prevalece el contenido del sistema. Archiva siempre también el propio XML, no solo el PDF.

El UPO, el acuse de recibo

La herramienta convierte también a PDF el UPO (Acuse Oficial de Recepción), que confirma que el sistema ha aceptado los documentos. Basta con soltar el archivo XML del UPO igual que una factura.

Ejemplo: una factura de un proveedor en KSeF

Un proveedor te ha emitido una factura en KSeF y la has descargado de la Aplicación del Contribuyente como archivo XML, porque tu gestor la quiere por correo y tu jefe, impresa. Suelta el archivo en la herramienta, comprueba que el número de factura y el NIP del vendedor se han leído bien y descarga el PDF. Si el número KSeF estaba en el nombre del archivo, la visualización tendrá el código QR desde el principio. Tu gestor recibe un documento legible, y el XML original se queda en KSeF y en tu archivo.

Si gestionas decenas de facturas al mes, puedes soltar muchos archivos XML a la vez y descargar todas las visualizaciones en un solo ZIP.

Preguntas frecuentes

¿El PDF de PDFowo es una factura válida?

El original de una factura emitida en KSeF es el archivo XML del sistema. El PDF es una visualización auxiliar, cómoda para leer y enviar. Guarda siempre también el XML.

¿De dónde saco el número KSeF?

De la Aplicación del Contribuyente de KSeF, de tu programa de facturación o del nombre del archivo descargado del sistema. Si el número está en el nombre del archivo, PDFowo lo rellena solo.

¿Por qué no funciona el código QR?

El código verifica el archivo original guardado en KSeF. Si el XML se ha modificado (aunque solo se haya vuelto a formatear) o la factura aún no ha llegado al sistema, la verificación falla.

¿Se suben mis facturas a algún sitio?

No. El archivo XML se lee y se convierte a PDF en tu navegador. Los datos de clientes y proveedores y los importes no salen de tu ordenador.