Come modificare il testo di un file PDF

Perché modificare un PDF è più difficile di un file Word

In un documento Word il testo scorre in modo continuo e il programma gestisce da solo gli a capo. In un PDF ogni riga, e spesso ogni parola, è collocata in un punto preciso della pagina con le informazioni sul font. Cambiare una parola non sposta il resto del paragrafo: l'editor deve gestire la lunghezza del nuovo testo, ritrovare il font e coprire il vecchio testo. Per questo le piccole correzioni (un refuso, una data, un importo) funzionano bene, mentre è meglio riscrivere pagine intere nel file sorgente.

Cosa puoi fare nell'editor di PDFowo

• Correggere il testo esistente: lo strumento «Modifica testo» permette di fare clic su una parola o di selezionare un passaggio e scrivere la nuova versione. L'editor cerca di usare il font del documento.
• Aggiungere testo, una nota o un timbro in qualsiasi punto della pagina.
• Evidenziare, disegnare, aggiungere una freccia, una cornice o un'ellisse per mettere in risalto un elemento.
• Inserire un'immagine, ad es. la scansione di una firma o un logo, poi ruotarla o ridimensionarla.
• Aggiungere link e campi modulo (campo di testo, casella di controllo) compilabili poi in qualsiasi lettore PDF.
• Ritagliare e ruotare le pagine e cambiarne l'ordine nel pannello delle miniature.
• Cercare testo con Ctrl+F, anche per tipi di dati come indirizzi e-mail o numeri di conto.

Scansioni: prima riconoscere il testo

Un documento scansionato è un'immagine, non un testo. Per correggerlo bisogna prima riconoscere i caratteri. Nell'editor trovi un pulsante OCR sopra la pagina: una volta avviato, il programma legge il testo dall'immagine e puoi modificarlo come un testo normale. Il risultato dipende dalla qualità della scansione: più è nitida e dritta, meno errori ci sono. Dopo il riconoscimento rileggi sempre il testo corretto.

Come salvare le modifiche

Quando hai finito, fai clic su «Salva PDF». Le modifiche vengono applicate al file e scarichi un nuovo documento, mentre l'originale resta invariato sul disco. Tutto avviene nel browser: un documento riservato non viene inviato da nessuna parte. L'editor salva anche automaticamente una copia di lavoro sul tuo computer, così puoi recuperare il lavoro dopo aver chiuso la scheda per errore.

Limiti e buone pratiche

• Se possibile, modifica il file sorgente (Word, Excel) ed esporta di nuovo il PDF. È sempre il risultato migliore.
• Non modificare il contenuto di documenti su cui non hai diritti, in particolare contratti e certificati. Alterare un documento altrui può avere conseguenze legali.
• Dopo la modifica, apri il file in un altro browser o lettore e controlla che abbia lo stesso aspetto.

Un piccolo esempio: correggere una data in un preventivo

Hai inviato un preventivo con una data di validità sbagliata e il cliente l'ha già aperto. Invece di generare di nuovo il documento, carica il file nell'editor, scegli «Modifica testo» e fai clic sulla data. Scrivi la versione giusta: l'editor copre il vecchio testo e inserisce il nuovo adattando dimensione e font al contesto. Controlla ingrandendo, salva e invia la correzione con una nota che spiega che è cambiato un dettaglio.

Se la modifica tocca elementi importanti (il prezzo, le condizioni), è meglio emettere una nuova versione del documento con un nuovo numero o una nuova data piuttosto che correggere di nascosto la vecchia. Così si tutelano entrambe le parti.

Domande frequenti

Posso cambiare font e dimensione del testo?

Sì. L'editor cerca di usare il font del documento, e per un nuovo testo puoi scegliere un font (Sans, Serif, Mono), grassetto, corsivo e dimensione.

Perché il testo corretto è un po' diverso?

Se il font del documento non contiene i caratteri necessari (ad es. lettere accentate), l'editor usa un font sostitutivo simile. Vengono modificate parole o righe intere selezionate.

Posso annullare una modifica?

Sì. Il pulsante Annulla e Ctrl+Z funzionano passo per passo, e Ctrl+Y ripristina una modifica.

La modifica funziona su un documento scansionato?

Avvia prima il riconoscimento del testo (OCR) sopra la pagina. Le parole riconosciute si possono poi modificare, ed è meglio controllare il risultato.