Come convertire una fattura polacca KSeF (XML) in PDF e leggerla

Cos'è una fattura strutturata polacca

Una fattura emessa nel sistema nazionale polacco KSeF non è un documento grafico, ma un file XML conforme a uno schema pubblicato dal Ministero delle Finanze polacco (attualmente FA(3), in precedenza FA(2) e FA(1)). Contiene esattamente gli stessi dati di una fattura tradizionale (venditore e acquirente, righe, aliquote IVA, importi e date), ma in una forma facile da elaborare per i programmi di contabilità. Dopo l'accettazione, il sistema assegna alla fattura un numero KSeF univoco.

Aperto in un browser o in un editor di testo, il file XML sembra una serie di tag. Per leggerlo, stamparlo o inviarlo a chi non usa KSeF serve una visualizzazione, cioè una versione leggibile del documento, di solito un PDF. Anche in Italia la fattura elettronica è obbligatoria da anni, ma passa dal Sistema di Interscambio (SdI) con un formato diverso: questo strumento riguarda solo le fatture del sistema polacco.

Come convertire l'XML in PDF con PDFowo

1. Apri lo strumento KSeF da XML a PDF e trascina il file XML della fattura.
2. Controlla i dati letti dal programma: il tipo di fattura (ad es. FA(3)), il numero, il NIP (codice fiscale polacco) del venditore e la data di emissione.
3. Se conosci il numero KSeF, inseriscilo. Se il numero è nel nome del file scaricato, lo compiliamo automaticamente.
4. Fai clic su «Scarica PDF».

La visualizzazione viene creata con la libreria ufficiale pubblicata dal Ministero delle Finanze polacco, la stessa dell'app KSeF del contribuente: il layout del documento corrisponde quindi a quello del sistema del ministero. Tutto funziona nel browser: i dati dei partner e gli importi non vengono inviati a nessun server.

Il numero KSeF e il codice QR

Un numero KSeF è composto dal NIP dell'emittente, da una data, da una stringa di caratteri e da un codice di controllo, ad esempio 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Lo trovi nell'app KSeF del contribuente, nel programma che emette le fatture e spesso nel nome del file scaricato dal sistema.

Dopo aver inserito il numero, sulla visualizzazione compare un codice QR di verifica con il numero KSeF. Il codice porta al sito del ministero, dove chiunque può verificare che la fattura esista nel sistema. Costruiamo l'indirizzo del codice secondo la documentazione KSeF: contiene il NIP del venditore, la data di emissione e un'impronta del file (SHA-256). Per questo il codice funziona solo per il file XML originale scaricato da KSeF. La minima modifica al file, anche uno spazio, cambia l'impronta.

Quale documento fa fede

È importante: per le fatture emesse in KSeF l'originale è il file XML conservato nel sistema. Il PDF è solo una visualizzazione di supporto, comoda per leggere, stampare o inviare a persone esterne a KSeF. La visualizzazione deve quindi riflettere fedelmente i dati dell'XML e, in caso di dubbio, prevale il contenuto del sistema. Archivia quindi sempre anche il file XML, non solo il PDF.

UPO – la ricevuta di conferma

Lo strumento converte in PDF anche l'UPO (ricevuta ufficiale di conferma), che attesta che il sistema ha accettato i documenti. Basta trascinare il file XML dell'UPO come una fattura.

Esempio: una fattura di un fornitore polacco

Un fornitore polacco ti ha emesso una fattura in KSeF e te l'ha inviata come file XML. Il tuo commercialista la vuole per e-mail e la direzione ne vuole una copia stampata. Trascina il file nello strumento, controlla che numero di fattura e NIP del venditore siano stati letti correttamente e scarica il PDF. Se il numero KSeF era nel nome del file, la visualizzazione ha subito il codice QR. Il commercialista riceve un documento leggibile e l'XML originale resta nel tuo archivio.

Se gestisci decine di fatture ogni mese, puoi trascinare più file XML alla volta e scaricare tutte le visualizzazioni in un unico file ZIP.

Domande frequenti

Il PDF creato da PDFowo è una fattura valida?

L'originale di una fattura emessa in KSeF è il file XML del sistema. Il PDF è una visualizzazione di supporto, comoda per leggere e inviare. Conserva sempre anche il file XML.

Dove trovo il numero KSeF?

Nell'app KSeF del contribuente, nel tuo programma di fatturazione o nel nome del file scaricato dal sistema. Se il numero è nel nome del file, PDFowo lo compila da solo.

Perché il codice QR non funziona?

Il codice verifica il file originale conservato in KSeF. Se il file XML è stato modificato (anche solo riformattato) o la fattura non è ancora arrivata nel sistema, la verifica non riesce.

Posso convertire con questo strumento una fattura elettronica italiana (SdI)?

No. Lo strumento legge solo le fatture del sistema polacco KSeF. Le fatture elettroniche italiane in formato FatturaPA si visualizzano con il servizio dell'Agenzia delle Entrate o con il tuo programma di fatturazione.