Come oscurare in sicurezza i dati personali in un PDF
Prima di inviare un documento a terzi spesso bisogna nascondere un codice fiscale, un IBAN o un indirizzo. Molte persone lo fanno nel modo sbagliato e rivelano dati che credono nascosti.
L'errore più frequente: coprire invece di eliminare
Il metodo più diffuso è disegnare un rettangolo nero sul testo o dipingerlo con un programma di grafica. Se il rettangolo è solo un livello in più sulla pagina, il testo sotto esiste ancora nel file. Basta selezionarlo e copiarlo, e spesso persino ritrovarlo con la ricerca di un lettore PDF. Sono noti documenti pubblicati da cui qualcuno ha semplicemente tolto i rettangoli neri per leggere il contenuto «censurato». Un vero oscuramento deve eliminare definitivamente i dati dal file.
Come lavora PDFowo
Lo strumento «Oscura» dell'editor segna l'area che deve sparire. Al salvataggio le pagine oscurate vengono trasformate in immagini: il testo nascosto sotto il rettangolo nero non esiste più nel file. Il prezzo di questo metodo è chiaro: una pagina così non ha più un livello di testo, quindi non si può più selezionare né cercare il testo. Per un documento che invii da leggere è di solito un buon compromesso. Le altre pagine, senza oscuramento, restano invariate.
Cercare i dati in tutto il documento
In un documento lungo è facile perdersi un'occorrenza di un numero. Nell'editor usa la ricerca (Ctrl+F) e il pannello delle opzioni «⋯»: lì trovi tipi di dati che il programma riconosce in tutto il file, come codici fiscali, partite IVA, IBAN italiani, indirizzi e-mail, numeri di telefono e di carta. Per i numeri che hanno un carattere di controllo, i modelli lo verificano: una sequenza di cifre qualsiasi non viene scambiata per un dato personale. Puoi anche oscurare con un clic tutte le occorrenze trovate.
Lista di controllo prima di inviare un documento
- Individua cosa deve sparire. Non solo i numeri: nomi, indirizzi, firme, targhe, riferimenti a contratti.
- Oscura e salva il file. Usa un vero oscuramento, non rettangoli disegnati.
- Controlla il risultato. Apri il file salvato, prova a selezionare il testo nel punto oscurato e usa la ricerca. Non deve trovare nulla.
- Pensa alle proprietà del documento. Autore e titolo nei metadati possono tradire dei dati. Quando salvi con un oscuramento, PDFowo li elimina automaticamente, insieme ai tag di accessibilità e ai campi modulo delle pagine oscurate, e sostituisce con █ il testo oscurato anche nei segnalibri e nelle note.
- Conserva l'originale a parte. L'oscuramento è irreversibile: tieni l'originale in un posto sicuro.
Perché è importante per il GDPR
Se condividi un documento con dati personali, limitalo a ciò che è davvero necessario (principio di minimizzazione). Rivelare per errore dati che dovevano restare nascosti può costituire una violazione dei dati personali. Non è una consulenza legale, ma una regola pratica: meno dati ci sono nel file, minore è il rischio. Poiché PDFowo elabora i file localmente nel browser, i documenti non vengono inviati a un server durante l'oscuramento.
Gratis, senza registrazione. I tuoi file restano sul tuo dispositivo.
Oscura dati nel PDF →Esempio: un contratto inviato al commercialista
Invii la copia di un contratto al commercialista e non vuoi rivelare l'IBAN né il codice fiscale della controparte. Apri il file nell'editor, avvia la ricerca (Ctrl+F) e scegli il tipo di dati, ad es. i codici fiscali. Il programma evidenzia ogni occorrenza in tutto il documento: non serve scorrerlo pagina per pagina. Oscurale (a mano con lo strumento «Oscura» o tutte insieme con un clic), salva il file e controlla il risultato: prova a selezionare il testo nei punti oscurati e cerca il numero in un lettore PDF. Se non trova nulla, il file si può inviare.
Domande frequenti
Si può annullare un oscuramento dopo il salvataggio?
No. I dati vengono eliminati definitivamente dal file salvato: conserva l'originale a parte.
Perché non riesco a selezionare il testo di una pagina oscurata?
Una pagina così viene salvata come immagine perché il testo nascosto sparisca davvero. Le altre pagine, senza oscuramento, mantengono il livello di testo.
La ricerca per tipo troverà tutti i dati personali?
No, è un aiuto, non una garanzia. I modelli riconoscono i formati abituali (e-mail, telefono, carta, codice fiscale, partita IVA, IBAN), ma i dati scritti in modo insolito o in una scansione vanno controllati da te. Per una scansione usa prima l'OCR.
Posso oscurare una parte di una scansione?
Sì. L'oscuramento si applica a un'area della pagina: può coprire sia testo sia immagini, ad es. una firma o una foto.