Jak bezpiecznie zaczernić dane osobowe w PDF
Przed wysłaniem dokumentu do osoby trzeciej często trzeba ukryć PESEL, numer konta albo adres. Wiele osób robi to źle i ujawnia dane, które uważa za ukryte.
Największy błąd: zakrycie zamiast usunięcia
Najczęstszy sposób to narysowanie czarnego prostokąta na tekście lub zamalowanie go w programie graficznym. Jeśli prostokąt jest tylko kolejną warstwą na stronie, tekst pod spodem nadal istnieje w pliku. Wystarczy go zaznaczyć i skopiować, a często da się go odczytać także wyszukiwarką w czytniku PDF. Znane są przypadki publikacji dokumentów, z których po prostu usunięto czarne pola i odczytano „zaczernioną” treść. Prawdziwe zaczernienie musi trwale usunąć dane z pliku.
Jak to robi PDFowo
Narzędzie „Zaczernij” w edytorze zaznacza obszar, który ma zniknąć. Przy zapisie strony z zaczernieniami są zamieniane na obrazy, więc tekst ukryty pod czarnym polem przestaje istnieć w pliku. Cena tego podejścia jest jasna: taka strona nie ma już warstwy tekstowej, czyli nie da się w niej zaznaczać ani wyszukiwać tekstu. Dla dokumentu wysyłanego komuś do wglądu to zwykle dobry kompromis. Pozostałe strony, bez zaczernień, pozostają bez zmian.
Szukanie danych w całym dokumencie
W długim dokumencie łatwo przeoczyć jedno wystąpienie numeru PESEL. W edytorze użyj wyszukiwania (Ctrl+F) i panelu opcji „⋯”: znajdziesz tam wzorce danych, które program rozpoznaje w całym pliku: adresy e-mail, numery telefonów, PESEL, NIP, numery kont (IBAN PL) i numery kart płatniczych. Dla numerów, które mają sumę kontrolną, wzorce ją sprawdzają, dzięki czemu przypadkowe ciągi cyfr nie są traktowane jak dane osobowe. Możesz też jednym kliknięciem zaczernić wszystkie znalezione wystąpienia.
Lista kontrolna przed wysłaniem dokumentu
- Zaznacz, co ma zniknąć. Nie tylko numery: imiona, adresy, podpisy, numery rejestracyjne pojazdów, numery umów.
- Zaczernij i zapisz plik. Użyj prawdziwego zaczernienia, a nie rysowania prostokątów.
- Sprawdź wynik. Otwórz zapisany plik, spróbuj zaznaczyć tekst w miejscu zaczernienia i użyć wyszukiwania. Nic nie powinno się znaleźć.
- Zadbaj o właściwości dokumentu. Autor i tytuł w metadanych mogą zdradzać dane. Przy zapisie z zaczernieniem PDFowo usuwa je automatycznie, razem ze znacznikami dostępności i polami formularza z zaczernionych stron, a zaczerniony tekst zamienia na █ także w zakładkach i notatkach.
- Zachowaj oryginał osobno. Zaczernienie jest nieodwracalne, więc oryginał trzymaj w bezpiecznym miejscu.
Dlaczego to ważne z punktu widzenia RODO
Jeśli udostępniasz dokument zawierający dane osobowe, powinieneś ograniczyć je do tego, co faktycznie potrzebne. Przypadkowe ujawnienie ukrytych danych może być naruszeniem ochrony danych. To nie jest porada prawna, ale zasada praktyczna: im mniej danych w pliku, tym mniejsze ryzyko. Ponieważ PDFowo przetwarza pliki lokalnie w przeglądarce, same dokumenty podczas zaczerniania nie są wysyłane na serwer.
Za darmo, bez rejestracji. Pliki zostają na Twoim urządzeniu.
Zaczernij dane w PDF →Przykład: umowa przekazywana do kancelarii
Wysyłasz kopię umowy księgowej, a nie chcesz ujawniać numeru konta i PESEL-u kontrahenta. Otwórz plik w edytorze, uruchom wyszukiwanie (Ctrl+F) i wybierz wzorzec „PESEL”, a potem „Numery kont”. Program podświetli wszystkie trafienia w całym dokumencie, więc nie musisz przeglądać stron po kolei. Zaczernij je (ręcznie narzędziem „Zaczernij” lub wszystkie naraz jednym kliknięciem), zapisz plik i sprawdź wynik: spróbuj zaznaczyć tekst w zaczernionych miejscach i wyszukać numer w czytniku PDF. Jeśli nic się nie znajduje, plik jest bezpieczny do wysłania.
Najczęstsze pytania
Czy zaczernienie można cofnąć po zapisie?
Nie. Dane są trwale usuwane z zapisanego pliku, dlatego oryginał zachowaj osobno.
Dlaczego na stronie z zaczernieniem nie da się zaznaczyć tekstu?
Taka strona jest zapisywana jako obraz, żeby ukryty tekst naprawdę zniknął. Pozostałe strony, bez zaczernień, zachowują warstwę tekstową.
Czy wyszukiwanie wzorców znajdzie wszystkie dane osobowe?
Nie, to pomoc, a nie gwarancja. Wzorce rozpoznają typowe zapisy (e-mail, PESEL, NIP, numer konta, karta), ale dane zapisane nietypowo albo w skanie trzeba sprawdzić samemu. W skanie najpierw użyj OCR.
Czy mogę zaczernić fragment skanu?
Tak. Zaczernienie działa na obszarze strony, więc można nim zakryć zarówno tekst, jak i obraz, np. podpis czy zdjęcie.