Jak zamienić fakturę KSeF (XML) na PDF i jak ją odczytać

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie jest dokumentem graficznym, tylko plikiem XML zgodnym ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów (obecnie FA(3), wcześniej FA(2) i FA(1)). Zawiera dokładnie te dane, co tradycyjna faktura: sprzedawcę i nabywcę, pozycje, stawki VAT, kwoty i terminy, ale zapisane w formie, którą łatwo przetwarzają programy księgowe. Po przyjęciu faktury system nadaje jej unikalny numer KSeF.

Plik XML otworzony w przeglądarce czy notatniku wygląda jak ciąg znaczników. Żeby go przeczytać, wydrukować albo wysłać komuś, kto nie korzysta z KSeF, potrzebna jest wizualizacja, czyli czytelna postać dokumentu, najczęściej PDF.

Jak zamienić XML na PDF w PDFowo

1. Otwórz narzędzie „Faktura KSeF: XML na PDF” i upuść plik XML faktury.
2. Sprawdź dane, które program odczytał: rodzaj faktury (np. FA(3)), numer, NIP sprzedawcy i datę wystawienia.
3. Jeśli znasz numer KSeF, wpisz go. Gdy numer jest w nazwie pobranego pliku, uzupełnimy go automatycznie.
4. Kliknij „Pobierz PDF”.

Wizualizację tworzy oficjalna biblioteka udostępniona przez Ministerstwo Finansów, ta sama, której używa Aplikacja Podatnika KSeF, więc układ dokumentu jest taki, jak w systemie Ministerstwa. Całość działa w Twojej przeglądarce: dane kontrahentów i kwoty nie są wysyłane na żaden serwer.

Numer KSeF i kod QR

Numer KSeF ma postać NIP wystawcy, daty, ciągu znaków i sumy kontrolnej, na przykład 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Znajdziesz go w Aplikacji Podatnika KSeF, w programie, w którym wystawiasz faktury, a często w nazwie pliku pobranego z systemu.

Gdy podasz numer, na wizualizacji pojawi się kod QR weryfikacji z numerem KSeF pod spodem. Kod prowadzi do strony Ministerstwa, na której każdy może sprawdzić, czy faktura istnieje w systemie. Adres kodu tworzymy według dokumentacji KSeF: zawiera NIP sprzedawcy, datę wystawienia i skrót pliku (SHA-256). Dlatego kod zadziała tylko dla oryginalnego pliku XML pobranego z KSeF. Każda zmiana w pliku, nawet jednej spacji, zmienia skrót.

Co jest oryginałem faktury

To ważne: przy fakturach wystawionych w KSeF oryginałem jest plik XML zapisany w systemie. PDF jest tylko pomocniczą wizualizacją, wygodną do czytania, druku czy wysyłki osobom spoza KSeF. Dlatego wizualizacja powinna wiernie odzwierciedlać dane z XML, a w razie wątpliwości rozstrzyga zawartość systemu. Archiwizuj więc zawsze także sam plik XML, a nie tylko PDF.

UPO, czyli potwierdzenie odbioru

Narzędzie zamienia na PDF także UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które potwierdza przyjęcie dokumentów przez system. Wystarczy upuścić plik XML z UPO tak samo jak fakturę.

Przykład: faktura od dostawcy w KSeF

Dostawca wystawił Ci fakturę w KSeF, a Ty pobrałeś ją z Aplikacji Podatnika jako plik XML, bo księgowa chce dostać ją mailem, a szef wydrukować. Upuść plik w narzędziu, sprawdź, że odczytany numer faktury i NIP sprzedawcy się zgadzają, i pobierz PDF. Jeśli w nazwie pliku był numer KSeF, wizualizacja od razu będzie miała kod QR. Księgowa dostaje czytelny dokument, a oryginał XML zostaje w KSeF i w Twoim archiwum.

Jeśli co miesiąc obsługujesz dziesiątki faktur, możesz wrzucić wiele plików XML naraz i pobrać wszystkie wizualizacje w jednym pliku ZIP.

Najczęstsze pytania

Czy PDF z PDFowo jest ważną fakturą?

Oryginałem faktury wystawionej w KSeF jest plik XML w systemie. PDF to pomocnicza wizualizacja, wygodna do czytania i wysyłki. Zawsze przechowuj także plik XML.

Skąd wziąć numer KSeF?

Z Aplikacji Podatnika KSeF, z programu do faktur albo z nazwy pliku pobranego z systemu. Jeśli numer jest w nazwie pliku, PDFowo uzupełni go samo.

Dlaczego kod QR nie działa?

Kod weryfikuje oryginalny plik zapisany w KSeF. Jeśli plik XML został zmieniony (nawet sformatowany na nowo) albo faktura nie trafiła jeszcze do systemu, weryfikacja się nie powiedzie.

Czy moje faktury są gdzieś wysyłane?

Nie. Plik XML jest odczytywany i zamieniany na PDF w Twojej przeglądarce. Dane kontrahentów i kwoty nie opuszczają Twojego komputera.