Cum ascunzi în siguranță datele personale dintr-un PDF

Cea mai mare greșeală: acoperirea în loc de eliminare

Cea mai des folosită metodă este desenarea unui dreptunghi negru peste text sau colorarea lui într-un program de grafică. Dacă dreptunghiul este doar încă un strat pe pagină, textul de dedesubt există în continuare în fișier. Ajunge să-l selectezi și să-l copiezi, iar de multe ori îl găsește chiar și funcția de căutare a cititorului PDF. Există cazuri cunoscute de documente publicate din care cineva a eliminat pur și simplu dreptunghiurile negre și a citit conținutul „ascuns”. Ascunderea adevărată trebuie să elimine definitiv datele din fișier.

Cum face PDFowo

Instrumentul „Ascunde date” din editor marchează zona care trebuie să dispară. La salvare, paginile cu zone ascunse sunt transformate în imagini, așa că textul de sub dreptunghiul negru nu mai există în fișier. Prețul acestei abordări este clar: o astfel de pagină nu mai are strat de text, deci textul de pe ea nu mai poate fi selectat sau căutat. Pentru un document pe care îl trimiți cuiva să-l citească, este de obicei un compromis bun. Celelalte pagini, fără zone ascunse, rămân neschimbate.

Căutarea datelor în tot documentul

Într-un document lung e ușor să scapi o apariție a CNP-ului. În editor folosește căutarea (Ctrl+F) și panoul de opțiuni „⋯”: acolo găsești tipare de date pe care programul le recunoaște în tot fișierul – CNP-uri, coduri fiscale CUI/CIF, IBAN-uri românești, adrese de e-mail, numere de telefon și de card. La numerele care au cifră de control, tiparele o verifică (CNP-ul trebuie să conțină și o dată validă), așa că șirurile întâmplătoare de cifre nu sunt tratate ca date personale. Poți ascunde și toate rezultatele găsite dintr-un clic.

Lista de verificare înainte de a trimite un document

1. Marchează ce trebuie să dispară. Nu doar numere: nume, adrese, semnături, numere de înmatriculare, numere de contract.
2. Ascunde și salvează fișierul. Folosește ascunderea adevărată, nu dreptunghiuri desenate.
3. Verifică rezultatul. Deschide fișierul salvat, încearcă să selectezi textul în locul ascuns și folosește căutarea. Nu ar trebui să se găsească nimic.
4. Ai grijă de proprietățile documentului. Autorul și titlul din metadate pot dezvălui date. La salvarea cu zone ascunse, PDFowo le elimină automat, împreună cu etichetele de accesibilitate și câmpurile de formular de pe paginile ascunse, iar textul ascuns este înlocuit cu █ și în semnele de carte și note.
5. Păstrează originalul separat. Ascunderea este ireversibilă, așa că ține originalul într-un loc sigur.

De ce contează conform GDPR

Dacă distribui un document cu date personale, ar trebui să-l limitezi la ce e cu adevărat necesar (principiul reducerii la minimum a datelor). Dezvăluirea accidentală a unor date ascunse poate fi o încălcare a securității datelor. Nu este un sfat juridic, ci o regulă practică: cu cât sunt mai puține date în fișier, cu atât riscul e mai mic. Pentru că PDFowo prelucrează fișierele local, în browser, documentele în sine nu sunt încărcate pe un server în timpul ascunderii.

Exemplu: un contract trimis contabilului

Trimiți contabilului copia unui contract și nu vrei să dezvălui IBAN-ul și CNP-ul celeilalte părți. Deschide fișierul în editor, pornește căutarea (Ctrl+F) și alege tiparul potrivit, de exemplu IBAN-uri. Programul evidențiază fiecare apariție din tot documentul, așa că nu trebuie să-l parcurgi pagină cu pagină. Ascunde-le (manual, cu instrumentul „Ascunde date”, sau pe toate deodată dintr-un clic), salvează fișierul și verifică rezultatul: încearcă să selectezi textul în locurile ascunse și caută numărul într-un cititor PDF. Dacă nu se găsește nimic, fișierul poate fi trimis.

Întrebări frecvente

Ascunderea poate fi anulată după salvare?

Nu. Datele sunt eliminate definitiv din fișierul salvat, așa că păstrează originalul separat.

De ce nu pot selecta textul pe o pagină cu zone ascunse?

O astfel de pagină este salvată ca imagine, ca textul ascuns să dispară cu adevărat. Celelalte pagini, fără zone ascunse, își păstrează stratul de text.

Căutarea după tipare găsește toate datele personale?

Nu, este un ajutor, nu o garanție. Tiparele recunosc formatele obișnuite (e-mail, telefon, card, CNP, CUI și IBAN), dar datele scrise neobișnuit sau dintr-o scanare trebuie verificate de tine. La o scanare, folosește mai întâi OCR.

Pot ascunde o parte dintr-o scanare?

Da. Ascunderea funcționează pe o zonă a paginii, așa că poate acoperi atât text, cât și imagini, de exemplu o semnătură sau o fotografie.