Cum convertești o factură poloneză KSeF (XML) în PDF și o citești
Din 2026, facturile din Polonia trec tot mai des prin Sistemul Național de e-Facturare (KSeF), ca fișiere XML. Dacă lucrezi cu firme poloneze, le vei primi și tu. Un astfel de fișier este citit ușor de programe, dar nu de oameni. Iată cum îl transformi într-un PDF obișnuit.
Ce este o factură structurată
O factură emisă în Sistemul Național de e-Facturare din Polonia (KSeF) nu este un document grafic, ci un fișier XML conform unei scheme publicate de Ministerul Finanțelor din Polonia (în prezent FA(3), anterior FA(2) și FA(1)). Conține exact aceleași date ca o factură clasică – vânzătorul și cumpărătorul, pozițiile, cotele de TVA, sumele și datele –, dar într-o formă pe care programele de contabilitate o prelucrează ușor. După acceptarea facturii, sistemul îi atribuie un număr KSeF unic.
Deschis într-un browser sau într-un editor de text, fișierul XML arată ca un șir de etichete. Ca să-l citești, să-l tipărești sau să-l trimiți cuiva care nu folosește KSeF, ai nevoie de o vizualizare, adică o versiune lizibilă a documentului, de obicei un PDF.
Cum convertești XML-ul în PDF în PDFowo
- Deschide instrumentul KSeF XML în PDF și trage în el fișierul XML al facturii.
- Verifică datele citite de program: tipul facturii (de exemplu FA(3)), numărul, codul fiscal polonez (NIP) al vânzătorului și data emiterii.
- Dacă știi numărul KSeF, scrie-l. Dacă se află în numele fișierului descărcat, îl completăm automat.
- Apasă „Descarcă PDF”.
Vizualizarea este creată cu biblioteca oficială publicată de Ministerul Finanțelor din Polonia, aceeași folosită de aplicația KSeF pentru contribuabili, așa că aspectul documentului corespunde sistemului ministerului. Totul rulează în browserul tău: datele partenerilor și sumele nu sunt trimise pe niciun server.
Numărul KSeF și codul QR
Un număr KSeF este format din codul fiscal al emitentului, o dată, un șir de caractere și o sumă de control, de exemplu 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Îl primești de la furnizor sau îl găsești în numele fișierului descărcat din sistem.
După ce introduci numărul, pe vizualizare apare un cod QR de verificare, cu numărul KSeF dedesubt. Codul duce pe site-ul ministerului, unde oricine poate verifica dacă factura există în sistem. Adresa codului o construim după documentația KSeF: conține codul fiscal al vânzătorului, data emiterii și o amprentă a fișierului (SHA-256). De aceea codul funcționează doar pentru fișierul XML original descărcat din KSeF. Orice modificare a fișierului, chiar și un singur spațiu, schimbă amprenta.
Care este originalul facturii
Este important: la facturile emise în KSeF originalul este fișierul XML stocat în sistem. PDF-ul este doar o vizualizare auxiliară, practică pentru citire, tipărire sau trimitere persoanelor din afara KSeF. De aceea arhivează întotdeauna și fișierul XML, nu doar PDF-ul.
Și RO e-Factura?
Sistemul RO e-Factura al ANAF este un sistem diferit, cu alt format de fișier. Acest instrument citește doar facturile poloneze KSeF (FA(1)–FA(3), PEF) și confirmările UPO – util, de exemplu, firmelor din România care cumpără de la furnizori din Polonia.
Gratuit, fără înregistrare. Fișierele rămân pe dispozitivul tău.
Deschide instrumentul KSeF XML în PDF →Exemplu: o factură de la un furnizor polonez
Un furnizor din Polonia ți-a emis o factură în KSeF și ți-a trimis fișierul XML, iar contabilul o vrea pe e-mail și șeful tipărită. Trage fișierul în instrument, verifică dacă numărul facturii și codul fiscal al vânzătorului s-au citit corect și descarcă PDF-ul. Dacă numărul KSeF era în numele fișierului, vizualizarea are direct codul QR. Contabilul primește un document lizibil, iar XML-ul original rămâne în arhiva ta.
Dacă prelucrezi zeci de facturi pe lună, poți încărca deodată mai multe fișiere XML și descărca toate vizualizările într-un singur fișier ZIP.
Întrebări frecvente
PDF-ul din PDFowo este o factură valabilă?
Originalul unei facturi emise în KSeF este fișierul XML din sistem. PDF-ul este o vizualizare auxiliară, practică pentru citire și trimitere. Păstrează întotdeauna și fișierul XML.
De unde iau numărul KSeF?
De la furnizor sau din numele fișierului descărcat din sistem. Dacă numărul este în numele fișierului, PDFowo îl completează singur.
De ce nu funcționează codul QR?
Codul verifică fișierul original stocat în KSeF. Dacă fișierul XML a fost modificat (chiar și doar reformatat) sau factura nu a ajuns încă în sistem, verificarea eșuează.
Merge și pentru facturile RO e-Factura?
Nu. Instrumentul citește doar e-facturile poloneze KSeF și confirmările UPO.