Cómo ocultar datos personales en un PDF de forma segura

El mayor error: tapar en lugar de eliminar

Lo más habitual es dibujar un rectángulo negro sobre el texto o pintarlo encima en un programa de dibujo. Si el rectángulo es solo otra capa sobre la página, el texto de debajo sigue existiendo en el archivo. Basta con seleccionarlo y copiarlo, y a menudo hasta el buscador del lector de PDF lo encuentra. Hay casos conocidos de documentos publicados en los que alguien simplemente quitó los recuadros negros y leyó el contenido «tachado». Una ocultación de verdad tiene que eliminar de forma permanente los datos del archivo.

Cómo lo hace PDFowo

La herramienta «Ocultar» del editor marca la zona que debe desaparecer. Al guardar, las páginas con zonas ocultas se convierten en imágenes, así que el texto que había bajo el recuadro negro deja de existir en el archivo. El precio de este enfoque está claro: esa página ya no tiene capa de texto, por lo que no se puede seleccionar ni buscar texto en ella. Para un documento que envías a alguien para que lo lea, suele ser un buen equilibrio. Las demás páginas, sin zonas ocultas, no cambian.

Buscar datos en todo el documento

En un documento largo es fácil pasar por alto una aparición de un número de documento. En el editor, usa la búsqueda (Ctrl+F) y el panel de opciones «⋯»: ahí encontrarás patrones de datos que el programa reconoce en todo el archivo: direcciones de correo, números de teléfono, números de tarjeta y los identificadores polacos (PESEL, NIP, IBAN PL). En los números con dígito de control, los patrones lo comprueban, así que las cifras al azar no se toman por datos personales. También puedes ocultar con un clic todos los resultados encontrados.

Lista de comprobación antes de enviar un documento

1. Marca lo que debe desaparecer. No solo números: nombres, direcciones, firmas, matrículas, números de contrato.
2. Oculta y guarda el archivo. Usa una ocultación real, no rectángulos dibujados.
3. Comprueba el resultado. Abre el archivo guardado, intenta seleccionar texto donde está la zona oculta y usa el buscador. No debe encontrarse nada.
4. Revisa las propiedades del documento. El autor y el título de los metadatos pueden delatar datos. Al guardar con zonas ocultas, PDFowo los elimina automáticamente, junto con las etiquetas de accesibilidad y los campos de formulario de las páginas ocultadas, y sustituye el texto oculto por █ también en marcadores y notas.
5. Guarda el original aparte. La ocultación es irreversible, así que guarda el original en un lugar seguro.

Por qué es importante según el RGPD

Si compartes un documento con datos personales, debes limitarlos a lo realmente necesario. Revelar por accidente datos ocultos puede ser una violación de la seguridad de los datos. No es asesoramiento jurídico, sino una regla práctica: cuantos menos datos tenga el archivo, menor es el riesgo. Como PDFowo procesa los archivos localmente en el navegador, los documentos no se suben a ningún servidor mientras los ocultas.

Ejemplo: un contrato que pasas a tu gestoría

Envías una copia de un contrato a tu gestoría y no quieres revelar el número de cuenta ni el número de documento de la otra parte. Abre el archivo en el editor, inicia la búsqueda (Ctrl+F) y elige el patrón adecuado, por ejemplo los números de cuenta. El programa resalta todos los resultados del documento, así que no tienes que revisarlo página a página. Ocúltalos (a mano con la herramienta «Ocultar» o todos a la vez con un clic), guarda el archivo y comprueba el resultado: intenta seleccionar texto en las zonas ocultas y busca el número en un lector de PDF. Si no aparece nada, el archivo se puede enviar con seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Se puede deshacer la ocultación después de guardar?

No. Los datos se eliminan de forma permanente del archivo guardado, así que guarda el original aparte.

¿Por qué no puedo seleccionar texto en una página con una zona oculta?

Esa página se guarda como imagen para que el texto oculto desaparezca de verdad. Las demás páginas, sin zonas ocultas, conservan su capa de texto.

¿La búsqueda por patrones encuentra todos los datos personales?

No, es una ayuda, no una garantía. Los patrones reconocen formatos habituales (correo, teléfono, tarjeta y los números polacos PESEL, NIP y de cuenta), pero los datos escritos de forma poco habitual o en un escaneo tienes que revisarlos tú. En un escaneo, usa primero el OCR.

¿Puedo ocultar una parte de un escaneo?

Sí. La ocultación funciona sobre una zona de la página, así que sirve tanto para texto como para imágenes, por ejemplo una firma o una foto.