Comment convertir une facture polonaise KSeF (XML) en PDF et la lire

Qu'est-ce qu'une facture structurée

Une facture émise dans le système national polonais KSeF n'est pas un document graphique, mais un fichier XML conforme à un schéma publié par le ministère polonais des Finances (actuellement FA(3), auparavant FA(2) et FA(1)). Elle contient exactement les mêmes données qu'une facture classique (vendeur et acheteur, lignes, taux de TVA, montants et dates), mais sous une forme facile à traiter par les logiciels de comptabilité. Une fois la facture acceptée, le système lui attribue un numéro KSeF unique.

Ouvert dans un navigateur ou un éditeur de texte, le fichier XML ressemble à une suite de balises. Pour le lire, l'imprimer ou l'envoyer à quelqu'un qui n'utilise pas KSeF, il faut une visualisation, c'est-à-dire une version lisible du document, en général un PDF. La France généralise elle aussi la facture électronique à partir de septembre 2026, avec ses propres formats : cet outil concerne uniquement les factures du système polonais.

Comment convertir le XML en PDF avec PDFowo

1. Ouvrez l'outil KSeF XML en PDF et déposez le fichier XML de la facture.
2. Vérifiez les données lues par le programme : le type de facture (par ex. FA(3)), le numéro, le NIP (numéro fiscal polonais) du vendeur et la date d'émission.
3. Si vous connaissez le numéro KSeF, saisissez-le. Si le numéro figure dans le nom du fichier téléchargé, nous le remplissons automatiquement.
4. Cliquez sur « Télécharger le PDF ».

La visualisation est créée avec la bibliothèque officielle publiée par le ministère polonais des Finances, la même que celle de l'application KSeF du contribuable : la mise en page du document correspond donc à celle du système du ministère. Tout fonctionne dans votre navigateur : les coordonnées des partenaires et les montants ne sont envoyés à aucun serveur.

Le numéro KSeF et le code QR

Un numéro KSeF se compose du NIP de l'émetteur, d'une date, d'une chaîne de caractères et d'une somme de contrôle, par exemple 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Vous le trouverez dans l'application KSeF du contribuable, dans le logiciel qui émet les factures, et souvent dans le nom du fichier téléchargé depuis le système.

Une fois le numéro saisi, un code QR de vérification accompagné du numéro KSeF apparaît sur la visualisation. Le code mène au site du ministère, où chacun peut vérifier que la facture existe dans le système. Nous construisons l'adresse du code selon la documentation KSeF : elle contient le NIP du vendeur, la date d'émission et une empreinte du fichier (SHA-256). C'est pourquoi le code ne fonctionne que pour le fichier XML d'origine téléchargé depuis KSeF. La moindre modification du fichier, même une espace, change l'empreinte.

Ce qui fait foi

C'est important : pour les factures émises dans KSeF, l'original est le fichier XML conservé dans le système. Le PDF n'est qu'une visualisation d'appoint, pratique pour la lecture, l'impression ou l'envoi à des personnes extérieures à KSeF. La visualisation doit donc refléter fidèlement les données du XML, et en cas de doute, c'est le contenu du système qui l'emporte. Archivez donc toujours aussi le fichier XML lui-même, pas seulement le PDF.

UPO – l'accusé de réception

L'outil convertit aussi en PDF l'UPO (accusé de réception officiel), qui confirme que le système a accepté les documents. Déposez simplement le fichier XML de l'UPO comme une facture.

Exemple : une facture d'un fournisseur polonais

Un fournisseur polonais vous a émis une facture dans KSeF et vous l'a transmise en fichier XML. Votre comptable la veut par e-mail et votre direction veut une version imprimée. Déposez le fichier dans l'outil, vérifiez que le numéro de facture et le NIP du vendeur ont bien été lus, et téléchargez le PDF. Si le numéro KSeF figurait dans le nom du fichier, la visualisation a directement le code QR. Votre comptable reçoit un document lisible, et le XML d'origine reste dans vos archives.

Si vous traitez des dizaines de factures chaque mois, vous pouvez déposer plusieurs fichiers XML à la fois et télécharger toutes les visualisations dans un seul fichier ZIP.

Questions fréquentes

Le PDF créé par PDFowo est-il une facture valable ?

L'original d'une facture émise dans KSeF est le fichier XML du système. Le PDF est une visualisation d'appoint, pratique pour la lecture et l'envoi. Conservez toujours aussi le fichier XML.

Où trouver le numéro KSeF ?

Dans l'application KSeF du contribuable, dans votre logiciel de facturation ou dans le nom du fichier téléchargé depuis le système. Si le numéro figure dans le nom du fichier, PDFowo le remplit tout seul.

Pourquoi le code QR ne fonctionne-t-il pas ?

Le code vérifie le fichier d'origine conservé dans KSeF. Si le fichier XML a été modifié (même simplement remis en forme) ou si la facture n'est pas encore arrivée dans le système, la vérification échoue.

Mes factures sont-elles envoyées quelque part ?

Non. Le fichier XML est lu et converti en PDF dans votre navigateur. Les coordonnées des partenaires et les montants ne quittent jamais votre ordinateur.