So wandelst du eine polnische KSeF-Rechnung (XML) in PDF um und liest sie

Was eine strukturierte Rechnung ist

Eine im polnischen Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) ausgestellte Rechnung ist kein grafisches Dokument, sondern eine XML-Datei nach einem vom polnischen Finanzministerium veröffentlichten Schema (derzeit FA(3), früher FA(2) und FA(1)). Sie enthält genau dieselben Daten wie eine herkömmliche Rechnung – Verkäufer und Käufer, Positionen, Mehrwertsteuersätze, Beträge und Fristen –, aber in einer Form, die Buchhaltungsprogramme leicht verarbeiten. Nach der Annahme vergibt das System eine eindeutige KSeF-Nummer.

Im Browser oder Texteditor geöffnet, sieht die XML-Datei aus wie eine Folge von Tags. Um sie zu lesen, zu drucken oder an jemanden zu schicken, der KSeF nicht nutzt, brauchst du eine Visualisierung, also eine lesbare Form des Dokuments, meist eine PDF.

So wandelst du die XML in PDFowo in PDF um

1. Öffne das Werkzeug „KSeF-Rechnung in PDF“ und lege die XML-Datei der Rechnung ab.
2. Prüfe die gelesenen Daten: Rechnungsart (z. B. FA(3)), Nummer, NIP (polnische Steuernummer) des Verkäufers und Ausstellungsdatum.
3. Wenn du die KSeF-Nummer kennst, gib sie ein. Steht sie im Namen der heruntergeladenen Datei, tragen wir sie automatisch ein.
4. Klicke auf „PDF herunterladen“.

Die Visualisierung erstellt die offizielle Bibliothek des polnischen Finanzministeriums, dieselbe, die die KSeF-Steuerzahler-Anwendung nutzt – das Layout entspricht also dem System des Ministeriums. Alles läuft in deinem Browser: Daten von Geschäftspartnern und Beträge werden an keinen Server gesendet.

KSeF-Nummer und QR-Code

Eine KSeF-Nummer besteht aus der NIP des Ausstellers, einem Datum, einer Zeichenfolge und einer Prüfsumme, zum Beispiel 5265877635-20250808-9231003CA67B-BE. Du findest sie in der KSeF-Steuerzahler-Anwendung, im Programm, mit dem du Rechnungen ausstellst, und oft im Namen der aus dem System heruntergeladenen Datei.

Sobald du die Nummer angibst, erscheint auf der Visualisierung ein QR-Code zur Prüfung mit der KSeF-Nummer darunter. Der Code führt zur Website des Ministeriums, auf der jeder prüfen kann, ob die Rechnung im System existiert. Die Adresse des Codes bilden wir nach der KSeF-Dokumentation: Sie enthält die NIP des Verkäufers, das Ausstellungsdatum und einen Hashwert der Datei (SHA-256). Deshalb funktioniert der Code nur mit der originalen, aus KSeF heruntergeladenen XML-Datei. Jede Änderung der Datei, selbst ein Leerzeichen, ändert den Hashwert.

Was als Original der Rechnung gilt

Wichtig: Bei in KSeF ausgestellten Rechnungen ist das Original die XML-Datei im System. Die PDF ist nur eine Hilfsvisualisierung, praktisch zum Lesen, Drucken oder Versenden an Personen außerhalb von KSeF. Die Visualisierung muss die XML-Daten daher getreu wiedergeben, und im Zweifel gilt der Inhalt des Systems. Archiviere also immer auch die XML-Datei selbst, nicht nur die PDF.

UPO – die Empfangsbestätigung

Das Werkzeug wandelt auch die UPO (amtliche Empfangsbestätigung), die die Annahme der Dokumente durch das System bestätigt, in PDF um. Lege die XML-Datei der UPO einfach genauso ab wie eine Rechnung.

Beispiel: eine Lieferantenrechnung aus KSeF

Ein Lieferant hat dir in KSeF eine Rechnung ausgestellt, und du hast sie aus der Steuerzahler-Anwendung als XML-Datei heruntergeladen, weil die Buchhaltung sie per E-Mail und der Chef ausgedruckt haben will. Leg die Datei im Werkzeug ab, prüfe, ob Rechnungsnummer und NIP des Verkäufers stimmen, und lade die PDF herunter. Stand die KSeF-Nummer im Dateinamen, hat die Visualisierung sofort den QR-Code. Die Buchhaltung erhält ein lesbares Dokument, und das XML-Original bleibt in KSeF und in deinem Archiv.

Wenn du jeden Monat Dutzende Rechnungen bearbeitest, kannst du viele XML-Dateien auf einmal ablegen und alle Visualisierungen in einer ZIP-Datei herunterladen.

Häufige Fragen

Ist die PDF von PDFowo eine gültige Rechnung?

Das Original einer in KSeF ausgestellten Rechnung ist die XML-Datei im System. Die PDF ist eine Hilfsvisualisierung zum Lesen und Versenden. Bewahre immer auch die XML-Datei auf.

Woher bekomme ich die KSeF-Nummer?

Aus der KSeF-Steuerzahler-Anwendung, aus deinem Rechnungsprogramm oder aus dem Namen der aus dem System heruntergeladenen Datei. Steht die Nummer im Dateinamen, trägt PDFowo sie selbst ein.

Warum funktioniert der QR-Code nicht?

Der Code prüft die in KSeF gespeicherte Originaldatei. Wurde die XML-Datei verändert (auch nur neu formatiert) oder ist die Rechnung noch nicht im System, schlägt die Prüfung fehl.

Werden meine Rechnungen irgendwohin hochgeladen?

Nein. Die XML-Datei wird in deinem Browser gelesen und in PDF umgewandelt. Daten von Geschäftspartnern und Beträge verlassen deinen Computer nicht.