So schwärzt du persönliche Daten in einer PDF sicher

Der größte Fehler: abdecken statt entfernen

Am häufigsten wird ein schwarzes Rechteck über den Text gezeichnet oder der Text in einem Grafikprogramm übermalt. Ist das Rechteck nur eine weitere Ebene auf der Seite, existiert der Text darunter weiterhin in der Datei. Man muss ihn nur markieren und kopieren, oft findet ihn sogar die Suchfunktion eines PDF-Readers. Es gibt bekannte Fälle veröffentlichter Dokumente, bei denen jemand einfach die schwarzen Felder entfernt und den „geschwärzten“ Inhalt gelesen hat. Echtes Schwärzen muss die Daten dauerhaft aus der Datei entfernen.

So macht es PDFowo

Das Werkzeug „Schwärzen“ im Editor markiert den Bereich, der verschwinden soll. Beim Speichern werden Seiten mit Schwärzungen in Bilder umgewandelt, der Text unter dem schwarzen Feld existiert in der Datei dann nicht mehr. Der Preis dafür ist klar: Eine solche Seite hat keine Textebene mehr, Text lässt sich dort also weder markieren noch durchsuchen. Für ein Dokument, das du jemandem zur Ansicht schickst, ist das meist ein guter Kompromiss. Die übrigen Seiten ohne Schwärzung bleiben unverändert.

Daten im ganzen Dokument suchen

In einem langen Dokument übersieht man leicht ein Vorkommen einer Ausweisnummer. Nutze im Editor die Suche (Strg+F) und das Optionsfeld „⋯“: Dort findest du Datenmuster, die das Programm in der ganzen Datei erkennt – E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Zahlungskartennummern und polnische Kennungen (PESEL, NIP, IBAN PL). Bei Nummern mit Prüfziffer wird diese kontrolliert, sodass zufällige Ziffernfolgen nicht als persönliche Daten gelten. Du kannst auch alle gefundenen Treffer mit einem Klick schwärzen.

Checkliste vor dem Versenden eines Dokuments

1. Markiere, was verschwinden soll. Nicht nur Nummern: Namen, Adressen, Unterschriften, Kennzeichen, Vertragsnummern.
2. Schwärze und speichere die Datei. Nutze echtes Schwärzen, keine gezeichneten Rechtecke.
3. Prüfe das Ergebnis. Öffne die gespeicherte Datei, versuche, an der geschwärzten Stelle Text zu markieren, und nutze die Suche. Es darf nichts gefunden werden.
4. Kümmere dich um die Dokumenteigenschaften. Autor und Titel in den Metadaten können Daten verraten. Beim Speichern mit Schwärzungen entfernt PDFowo sie automatisch, zusammen mit Barrierefreiheits-Tags und Formularfeldern der geschwärzten Seiten, und ersetzt den geschwärzten Text auch in Lesezeichen und Notizen durch █.
5. Bewahre das Original getrennt auf. Schwärzen lässt sich nicht rückgängig machen, verwahre das Original also an einem sicheren Ort.

Warum das nach der DSGVO wichtig ist

Gibst du ein Dokument mit persönlichen Daten weiter, solltest du sie auf das tatsächlich Nötige beschränken. Die versehentliche Offenlegung verborgener Daten kann eine Datenschutzverletzung sein. Das ist keine Rechtsberatung, sondern eine praktische Regel: Je weniger Daten in der Datei, desto geringer das Risiko. Da PDFowo Dateien lokal im Browser verarbeitet, werden die Dokumente beim Schwärzen nicht auf einen Server hochgeladen.

Beispiel: ein Vertrag für die Steuerberatung

Du schickst eine Vertragskopie an deine Steuerberatung und willst die Kontonummer und die Ausweisnummer des Vertragspartners nicht preisgeben. Öffne die Datei im Editor, starte die Suche (Strg+F) und wähle das passende Muster, z. B. Kontonummern. Das Programm hebt alle Treffer im ganzen Dokument hervor, du musst also nicht Seite für Seite suchen. Schwärze sie (von Hand mit „Schwärzen“ oder alle auf einmal per Klick), speichere die Datei und prüfe das Ergebnis: Versuche, an den geschwärzten Stellen Text zu markieren, und such die Nummer in einem PDF-Reader. Wird nichts gefunden, kann die Datei bedenkenlos raus.

Häufige Fragen

Lässt sich eine Schwärzung nach dem Speichern rückgängig machen?

Nein. Die Daten werden dauerhaft aus der gespeicherten Datei entfernt, bewahre das Original also separat auf.

Warum kann ich auf einer Seite mit Schwärzung keinen Text markieren?

Eine solche Seite wird als Bild gespeichert, damit der verborgene Text wirklich verschwindet. Die übrigen Seiten ohne Schwärzung behalten ihre Textebene.

Findet die Mustersuche alle persönlichen Daten?

Nein, sie ist eine Hilfe, keine Garantie. Die Muster erkennen typische Schreibweisen (E-Mail, Telefon, Karte, polnische PESEL-, NIP- und Kontonummern), aber ungewöhnlich geschriebene Daten oder Daten in Scans musst du selbst prüfen. Nutze bei Scans zuerst OCR.

Kann ich einen Teil eines Scans schwärzen?

Ja. Das Schwärzen wirkt auf einen Bereich der Seite und kann daher Text ebenso wie Bilder abdecken, z. B. eine Unterschrift oder ein Foto.